איך מודדים את ביצועי העסק שלכם?
אתם עובדים קשה מאוד והתוצאות לא מתבטאות בחשבון הבנק? חושבים שאתם מרוויחים אבל רואה החשבון אומר לכם שאתם בעצם מפסידים? המצבים האלו שכיחים ומעידים כי בעלי עסקים רבים אולי מבינים טוב מאוד בעסק עצמו (מוצרים, לקוחות, ספקים וכו'), אבל פחות מתעמקים ומבינים מה מצב העסק עצמו.
משה אגס, רואה חשבון שעובד כיועץ פיננסי עם הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים, מפרט אמצעים פשוטים וחשובים למדידת ביצועי העסק – "כנראה שנמאס לכם מזה שהבנק מנהל אתכם, ואתם בטח שואלים את עצמכם איפה כל הכסף שאתם מרוויחים? האם אתם באמת מרוויחים? איך קרה פתאום שהדוח בסוף השנה מצביע על הפסד?
"האמת, שכל השאלות האלה לא צצו פתאום. הבנק לא התקשר בגלל שהפקיד היה משועמם, והדוח השנתי לא מצביע פתאום על ההפסד. וכן, יש קשר בין המצב בבנק להפסד. משום שאת ההפסד מימנתם מכספים שלקחתם מהבנק.
"אז מה עושים? קובעים ממדים עסקיים להצלחה. נתחיל בהצבת מטרות שהשגתם ברמה השנתית תביא אותנו לרווח המתוכנן. את המטרות נמדוד מידי יום ונראה כמה מכרנו, איזה מוצרים, מה שיעור הרווח, מדובר במדדים פשוטים וישימים שידרבנו אותנו.
"כל עסק יקבע לעצמו את המדדים הרלוונטיים לתחום עיסוקו ויחתור בצורה מתמדת להשגתן. בהתאם נפסיק להיות מופתעים עם הגשת הדוח השנתי, נדע את המצב לאשורו בזמן אמת ונפעל לשיפורו".
על איזה מדדים מדובר – מכירות: כדאי להגדיר תחזית מכירות ברמה שבועית וחודשית. צריך לעקוב אחרי המדד הזה באופן יומיומי. מדד נוסף – רווחיות – אתם יודעים מה העלות של המוצר/ שירות. תגדירו לכם רף רווחיות למוצר, או רף רווחיות כולל שאתם לא יורדים ממנו, ותוודאו בכל יום, או בבדיקרה שבועית, זה אכן המצב.
מדדים נוספים – עלויות שוטפות. תגדירו עלויות שוטפות של העסק – שכר עבודה, חומרים, הוצאות משרד, ובדקו ופקחו על זה ברמה שוטפת.
"אמצעי שני הוא תחזית תזרים מזומנים", ממשיך אגס, "מדובר במסמך פשוט שניתן לנהל בגיליון אקסל או ביומן משרדי שמטרתו להציג לנו את יתרת הבנק בעוד מספר חודשים. התחזית תחשב את היתרה בהתאם לביצועי העסק, תמריץ אותנו ותסייע לנו לפנות לבנק בעת הצורך".
תזרים המזומנים הוא לא עניין טריוויאלי. אגס מזכיר זאת בשתי שורות, אבל בפועל אתם צרייכם להעריך את המכירות החזויות בכל חודש, את ימי אשראי הלקוחות שאתם נותנים ותתנו ללקוחות (עם דגש על לקוחות עיקריים) כדי לתרגם את המכירות לתקבולים בדוח התזרים. באותו אופן, רק בכיוון השני – אתם צרייכם להעריך את ההוצאות השוטפות – שכר, חומרים, משרדיות ועוד, ולהעריך מתי תשלמו בגין ההוצאות האלו. ככה תוכלו לעדכן בתזרים את התשלומים.
בד בבד, צריך להעריך את התשלומים בגין מיסים – מקדמות למס הכענסה, תשלומי מייסם שוטפים (ניכויים), ומע"מ שוטף.
בהינתן שאתם יודעים להעריך את התקבולים והתשלומים מכינים את דוח התזרים, אבל עם גמישות. כלומר,צריך לעקוב אחרי התזרים הצפוי (בהינתן תחזית התזרים) לעומת התזרים בפועל, ולבדוק ממה נובעים הפערים וכן לתקן את התזרים החזוי למצב בפועל. מדובר בדוח מאוד חשוב, כי התשובות לשאלות מסתתרות בו. דרך התזרים תוכלו להבין האם אתם באמת עובדים בשביל הבנק? האם העסק מרוויח אבל לא מייצר מזומנים? ומה לעשות כדי שתיפגשו עם הכסף בחשבון הבנק.