fbpx
חדשות קריירה

איך לכתוב מיילים אפקטיביים שישיגו את מבוקשכם?

מעודכן ל-11/2019

אם גם לכם קורה שאתם משקיעים זמן ומחשבה בכתיבת מיילים ובסוף הם אינם זוכים למענה – זה הזמן להשתמש בטריקים פסיכולוגיים כדי לגרום לאנשים להשיב לפניכם כמה דוגמאות שיעזרו לכם – לא תאמינו איך זה עובד!

עבור רבים כתיבת מיילים היא דבר מתסכל למדי – עד שאתם מוצאים את הזמן לכתוב אותם, לעבור עליהם שוב, לעשות הגהה, תיקונים, מחיקות ולבסוף לשלוח, ועדיין פעמים רבות הם אינם זוכים כלל לתשובה מצד הנמען.

החדשות הטובות הן שיש מה לעשות: שילוב של טכניקות מתחום הפסיכולוגיה והתאמת המייל שלכם, יסייעו בידיכם לתת לנמען קצת יותר מוטיבציה לענות לכם. לא מדובר במשחקי מוחות כי אם בכמה טריקים מתחום מדעי ההתנהגות שיכולים להפוך את המייל שלכם לכזה שזוכה לתגובות.

חסכו לנמען מאמץ

אולי שמעתם את זה כבר בעבר, אבל רוב הסיכויים שלא לקחתם את זה מספיק ברצינות. "ההישג החזק ביותר שתקבלו, בכל סביבה ומשימה, יהיה על ידי הפיכת הדברים לקלים יותר", אומר מקס מאווביי, ראש מחלקת מדעי ההתנהגות בסטרטאפ הטכנולוגיה-הפיננסית, פלאם. המילים שלכם צריכות להיות קלות להבנה, הנמען שלכם צריך להיות מסוגל להבין מה אתם מעוניינים ממנו שיעשה, ומה שאתם מבקשים ממנו צריך להיות פשוט לביצוע.

לורן ריצ'רד טיילר זכה בפרס נובל עבור עבודתו שהתמקדה בקונספט הזה. "אם אתם רוצים לגרום לאנשים לעשות משהו עשו אותו פשוט. הסירו את המכשולים" כתב בספרו Nudge (דחיפה). זה נשמע פשוט, אך העצות הטובות ביותר הן תמיד הפשוטות ביותר.

"בסוף המייל אתם רושמים בדיוק את מה שאתם רוצים שהנמען יעשה", אומר מאווביי, "אל תקשטו את זה". נסו לגרות כמה שפחות חשיבה. אנשים לרוב חושבים שאנשים מעוניינים לדעת הכל לגבי משהו לפני שהם מחליטים, אך עודף מידע יכול להציף דברים לא רלוונטיים. עודף אינפורמציה לא יגרום לאנשים לעשות יותר דברים, להפך – כך פוחת הסיכוי שאנשים יעשו משהו בכלל. קל יותר הוא טוב יותר.

וודאו שהבקשה שלכם במרכז תשומת הלב

למוח שלנו קל יותר להשלים משימה, כשיש לנו מטרה לכוון אליה. כאשר עובדים בנמל התעופה באמסטרדם רצו לגרום לגברים המשתמשים בשירותים לכוון טוב יותר, הם ציירו זבוב קטן על כל אחת מהמשתנות - בדיוק ליד הניקוז. כמות ה'פספוסים' ירדה ב-80%. שולחים ניוזלטר שיווקי? כפתור 'השב' שעליו הנמען יכול ללחוץ - זה הזבוב שלכם.

עשו את זה "חברתי"

הטבע של בני אדם פועל כך שהם מושפעים ממה שאחרים אומרים או עושים. "כולנו מחזיקים פנקס מאוד מדויק במוח שלנו, בו רשום מה אנשים עשו בשבילנו" אומר מאווביי. "וכשמישהו עושה משהו בשיבילנו אנחנו מרגישים מחויבים לעשות משהו בשבילו בתמורה", זהו הקונספט של יחסי גומלין.

אם אתם שולחים מייל למעסיק עתידי, לדוגמה, תנו להם משהו, לפני שאתם מדברים על הצעת העבודה. שתפו אותם ברעיון שיווקי, עצות לעיצוב, או דרכים לשיפור הקוד של החברה. תנו להם להבין שהשקעתם זמן ומאמץ בחקירת המותג. זה אולי נראה בסיסי, אבל תהיו מופתעים כמה אנשים לא טורחים בכלל. אם תוכיחו שביצעתם ולו בדל מחקר תוכלו להבטיח לעצמכם תגובה.

שמרו על נימוס

תמיד עוזר להיות מנומס, אומרת מאי צ'י וו, מעצבת מוצר בפלאג-אין Boomerang, המיועד למיילים, ומחשב את הסיכוי לקבל תגובה. האלגוריתם של החברה מכניס לחישוביו רמות שונות של נימוס. "מיילים מנומסים זוכים לשיעורי תגובה יותר גבוהים". היא אומרת.

הדדיות נכנסת גם היא למשוואה. "תודה מראש" הייתה החתימה האפקטיבית ביותר עם 66% שיעורי תגובה, אחריה "תודה" (63%) ו "תודה לך" (58%). יכול להיות שבאופן לא מודע הבנו שאף אחד לא באמת שולח בכנות את "איחוליו הלבביים", אך עדיין אנחנו מרגישים מחויבים להשלים משימה שכבר הודו לנו עליה.

הכול עניין של טיימינג

הפלאג-אין בומרנג מאפשר לכם גם לקבוע לוחות זמנים למיילים - כדי לקבוע את תזמונם (פונקציה הקיימת גם בג'ימייל). אינפורמציה הנשלחת בזמנים שונים יכולה לזכות לרמות שונות של הצלחה, אבל הזמן הטוב ביותר לכל דבר משתנה לפי הסיטואציה. אם אתם שולחים ניוזלטר, עשו מבחן A/B. אם אתם תחת לחץ בזמנים, בררו מתי הנמען שלכם נכנס בדרך כלל למשרד וכוונו את המייל שלכם להגיע באותו זמן, כך שיהיה בראש תיבת הדואר הנכנס שלו.

חישבו על כמה מזמנם אתם לוקחים. "כבוד לזמנו של הנמען הוא דבר קריטי". אומרת אוקונור. "במקום לומר שהייתם מעוניינים ל "העזר בחוכמתו", בקשו ממנו 15 דקות בטלפון בשביל פרויקט הגמר שלכם. ישירות תעזור לכם להימנע מלחזור על דברים שאולי לא יובנו.

טריק ברירת המחדל

אנשים הם עצלנים מיסודם ולכן לרוב הם בוחרים בברירת המחדל. אבל האם אתם בכלל צריכים תגובה? יש טריק קטן שכדאי להשתמש בו בחסכנות, על מנת שלא יהפוך להיות יותר מעצבן מחכם: תוכלו לארגן את המייל שלכם כך שאם האדם לא עושה דבר משהו טוב קורה.

כוונו את זה כך שברירת המחדל היא שאם הם לא עושים דבר, היא שאתם תמשיכו. לדוגמה: שלחו לי מייל אם אתם לא משוכנעים. אם אני לא אשמע כלום אני אניח שאתם מרוצים. נשמע טוב? תודה מראש.

ג'ימייל לא רק יסמן לכם תיקוני שגיאות אלא גם יתקן אתכם - איך עושים את זה

איך לפנות מרחב אחסון בג'ימייל

רוצים לחסוך בפיקדון? מלאו פרטים, ונציג מקצועי יחזור אליכם בהקדם

קראתי את תקנון האתר ואני מקבל את תנאי השימוש


על המחבר

ענת גלעד

ענת גלעד

ענת עורכת וכותבת זה עשור בעיתונות הכתובה - ידיעות אחרונות ומעריב. תחומי העניין העיקריים שלה - רווחה, זכויות עובדים, קריירה, משפט.
הצטרפה למערכת הון בתחילת 2019.

השאר תגובה

שינוי גודל גופנים
ניגודיות