חדשות    

האימייל לא מת אבל עדיין מעצבן – איך תכתבו מייל אפקטיבי?

pixabay
מעודכן ל-01/2020

מחקר שערכה פלטפורמת חווית העובדים Perkbox בדק מה מעצבן במיוחד באימיילים בעבודה. המחקר, שבדק תגובות של 1,928 עובדים, מצא שהאימייל עדיין פעיל, עם קרוב ל-75% מהמשיבים שאמרו שהם מעדיפים אותו על פני אמצעי תקשורת אחרים במשרד. רוב המשיבים דיווחו שהם מבלים בין שעה לשעתיים מדי יום בקריאה וכתיבת מיילים. כך המחקר בחן גם את דרכי הניסוח.

פתיחת אימייל בברכה פשוטה כמו "היי" (Hi) הכי מומלצת, עם כמעט חצי מהמשיבים שהסכימו שהיא הפתיחה הטובה ביותר. "בברכה/כל טוב" נבחר לדרך המועדפת לסיים אימיילים (69%). "בוקר/אחר צהריים טובים" גם מתאימים לדברי פתיחה

עם זאת, רוב המשיבים (53%) אמרו שהיעדר ברכת פתיחה בכלל היא הדרך הגרועה ביותר לפתוח אימייל בנושא עבודה. בעוד היעדר ברכה יכול להיתפס כגסות או חוסר עניין, 37% אמרו שפתיחת המייל ב"לכל מאן דהוא" גם היא בחירה גרועה, אם מחליפה פנייה אישית.

הקלישאות המעצבנות ביותר הן "רק להישאר בלופ" (37%), "בהמשך למייל האחרון שלי" (33%) ו"יש איזה עדכון על…" (24%).

אחרות הן "רק בודק/ת" (Just checking in) – עם 19% 5. "מאשר קבלה / מאשרת שקיבלתי את.." – 16%,   "בהמשך לשיחתנו" – 15% . "מצפה לדעתך" (please advise) – עם 8%.

מבחינת שימוש בדגשים, אימוג'ים ופעולות אחרות אלו הכי מעצבנים:

1. שימוש בהדגשה של מילים ומשפטים – 67%

2. "נשיקות" – 65%

3. כיתוב אנשים לא קשורים – 63%

4. שימוש בסלנג, כמו OMG – 53%

5. שימוש ביותר מדי סימני קריאה – 52%

6. שליחת מייל ללא הגהה – 50%

7. מיילים ארוכים מדי – 29%

8. שימוש באימוג'ים – 29%

9. היעדר חתימת אימייל – 23%

10. שליחת אימייל פעמיים – 22%

11. שימוש בסמיילים – 22%

12. שימוש בפונטים צבעוניים – 21%

איך לכתוב מייל אפקטיבי

כדי לכתוב מייל אפקטיבי, קודם כול כתבו את נושא ההודעה. את תוכן ההודעה פתחו בפנייה אישית  ולא מתחכמת.  בתוכן ההודעה הקטינו שימוש בביטויי פתיחה וגשו ישר לעניין. אל תדרשו עדכונים תכופות. אלו יגיעו בזמן המתאים.

אימייל בתוך העבודה אינו סדנת קישוט. הימנעו מאימוג'ים, עודף סימני פיסוק והדגשות אלא אם כן לא ניתן להבין את ההודעה אחרת. כשאתם מכתבים, אל תכתבו את כל המשרד ואם אתם מכתבים כמה אנשים, הסתירו אותם ב-bcc. אל תשכחו לסיים את המכתב בברכה נאה וידידותית תוך אזכור שמכם והתפקיד שלכם.