מעודכן ל-05/2019
החלטתם לגייס עובד חדש לחברה – מה הדרך היעילה והאפקטיבית לגייס? ■ רגע לפני שצוללים לראיונות בדרך לקליטת העובד המיוחל, כמה כללי בסיס שכדאי לעבוד לפיהם – מדריך למגייס
אחד האתגרים הגדולים הניצבים בפני מנהלים המחפשים עובדים איכותיים ומקצועיים, הוא ההבנה מה הם מחפשים, או ליתר דיוק – את מי. מרגע ההחלטה על פתיחת משרה ורגע לפני פרסומה, כדאי להגדיר כמה קריטריונים מרכזיים שישפיעו על תהליך הגיוס ויבטיחו את התאמת העובד לארגון.
ניהול נכון וממוקד של תהליכי הגיוס וההשמה, מחייב אפיון מדויק של המשרה, הרחבת אפשרויות החשיפה למועמדים הטובים ביותר וסינון יעיל של קורות החיים. רק אחרי ביצוע שלבים אלו, מומלץ להתחיל לראיין. אז, איך עושים את זה נכון? על מה להקפיד וממה להימנע?
שלבים מובנים לייעול תהליך גיוס עובדים
שלב ראשון: אפיון המשרה
ברגע שמתקבלת החלטה לגייס עובד, חשוב להשקיע זמן ולבצע אפיון מדויק של המשרה לצד זיהוי צרכי הארגון. שלב קריטי זה יעלה משמעותית את הסיכוי שהעובד יענה על הציפיות בטווח הארוך ויוכל לעמוד ביעדים. פרופיל המשרה צריך להיות מדויק ביותר לצרכי החברה – רצוי להימנע מציפיות לא ריאליות ולכוון מדויק, תוך למידה מטעויות העבר, אם היו.
פרופיל המשרה צריך לכלול:
– ברמה מקצועית – מהם הידע והכישורים הנדרשים מהעובד, השכלה רלוונטית, תחת מי יעבוד, לצד ומול מי, מה הניסיון הקודם הנדרש.
– ברמה אישיותית – אילו נתונים ותכונות אופי חשובים למילוי התפקיד ולהתאמה לצוות.
– שליטה ביישומי מחשב – להגדיר צרכים.
– שליטה בשפות – להגדיר את הרמה הנדרשת.
– שעות עבודה – הבנה של הצורך ועד כמה יש גמישות.
– הגדרת שכר
- יש להגדיר גם את צרכי הארגון ולהתייחס לשאלות כמו מהו אופי הארגון; מה הדנ"א שנדרש מעובד בתחום שאליו המשרה משתייכת, כדי להבטיח שיצליח במילוי תפקידו; מהם המאפיינים של המנהל הישיר שלו ועוד.
- תעדוף הדרישות – אין מועמד מושלם שיכול להגיע לרמת מומחיות ומצוינות בכלל הקריטריונים החשובים לכם. לפיכך חשוב להבין מה מהדברים קריטי למילוי התפקיד ועל מה ניתן להתגמש ביחס לאישיות העובד ולדרישות התפקיד. סמנו קווים אדומים על הנושאים שבהם לא תוכלו להתגמש.
- חברו את החברה לתהליך – מומלץ להתייעץ עם האדם שעתיד לנהל את המועמד באופן ישיר ולקבל ממנו את כל המידע המקצועי הדרוש לשם מילוי אופטימלי של התפקיד. במקביל, פנו למנהל משאבי אנוש בחברה שיבצע את האיתור בפועל ויוכל לעזור להגדיר את הצרכים באופן הריאלי ביותר. מחלקת משאבי האנוש מקבלת את קורות החיים ונחשפת למגוון העובדים בתחום, מה שמאפשר לה לאגור מידע רב ובעל ערך ולסייע לכם להתאים את הדרישות למציאות.
- הימנעו מהיצמדות לענף מסוים – חלק מהמעסיקים מאמינים כי העובד האידיאלי, צריך להגיע מחברה מקבילה בענף, לעיתים הם אף מציבים דרישה זו כתנאי סף. ואמנם קשה להתעלם מהערך המקצועי שבגיוס עובד שצבר ניסיון בעולם התוכן של החברה אצל המתחרים. עם זאת, לפעמים דווקא אדם יצירתי עם נקודת מבט רעננה, שמגיע מעולם תוכן שונה או שרכש השכלה מיוחדת יכול להפתיע ולאתגר את המתודולוגיה שהתרגלו אליה ואף להעניק למחלקה יתרון אסטרטגי, כשיחזק תחומים שאינם עומדים כיום בליבת התפקיד.
שלב שני: הפצת המשרה
בשלב הבא מגיע זמן פרסום והפצת המשרה. כדאי לבחון את אופציות הפרסום הנכונות והמתאימות לגיוס – לפי תחום:
- פרסום בתשלום:
פרסום המשרה צריך להתבצע בהתאם לתפקיד. לא תמיד צריך לפרסם באותו אפיק פרסומי, יש לבחון כמה פרמטרים:
– האם רמת החשיפה מתאימה למגזר שאנו רוצים להגיע אליו?
– עד כמה המשרה דינמית (מדוורת, מוקפצת) בתדירות גבוהה – שלא תיעלם בין עומס פרסומים של אחרים.
– מה רמת התהודה שיש ללוח הפרסומי?
– בחינת עלויות למול מתחרים.
- פרסום ברשתות:
Facebook – – בפייסבוק יש מגוון רחב של קבוצות ממוקדות לחיפוש עבודה, יש למצוא את הקבוצות הרלוונטיות ולפרסם את המשרה בשיטתיות אחת ליום-יומיים, על מנת לחשוף אותה לקהל רחב של מתעניינים. מומלץ להעלות את הפרסום בשעות שונות, לא רק בשעות העבודה הסטנדרטיות .
דגשים:
* בקשה לשיתופים: בעת העלאת הפוסט בקשו שישתפו את הפרסום – על מנת להגדיל חשיפה.
* במקרה הצורך, השתמשו בפרסום ממומן.
* הבטיחו תגמול: יצירת באז פרסומי המבטיח תגמול למי שמביא את העובד המיוחל.
* נראות – על מנת שהפרסום יבלוט, מומלץ לנסח את המודעה בצורה שונה ולא רק לפי תיאור יבש ודרישות תפקיד. מומלץ לצרף תמונה שתבליט את הפרסום.
דגשים:
* פרסום בקבוצות של משרות.
* פרסום בקבוצות מקצועיות: בקבוצות שיש להן ערך מקצועי לרוב יש אנשי מקצוע מעניינים – מומלץ לעשות חיפוש של קבוצות פעילות רלוונטיות ולפרסם את המשרה במקום המתאים לכך.
* פרסום בעמוד הפרופיל האישי: העלו את פרטי המשרה בפרופיל האישי שלכם, וכך אנשים שחשופים אליו יוכלו לראות את המשרה.
* פנייה יזומה: לא מדובר בפרסום המוני אלא בפנייה אישית לפי חתכים של מועמדים שנמצאים במעגלים שלכם.
* במקרה הצורך, השתמשו בפרסום ממומן.
- הוצאת המשרה לחברות השמה:
אם התקציב מאפשר, כדאי לשלב חברות השמה בתהליך. גם פה צריך לברור טוב את החברות שמקבלות את התפקיד, על מנת שלא ייווצר מצב שתקבלו מסות של קורות חיים שיש לסנן.
- חבר מביא חבר:
אופציה נהדרת בארגונים לגיוס, מאפשר לעובדים לפרסם את החברה ואת הגיוסים שמתנהלים בה וגם לקבל תגמול על כך .
בונוס נוסף בגיוס שכזה טמון בידיעה שיש מי שמלווה את העובד החדש ומקבל אותו באופן חם ואוהד לחברה.
שלב שלישי: מיון קורות החיים
לאחר פרסום המשרה, תקבל מחלקת משאבי האנוש מבול של קורות חיים, חלקם לא רלוונטיים כלל לתפקיד המוצע. אם המשרה היא לאיוש מיידי, מומלץ להקצות בין יום ליום וחצי בשבוע למעבר על קורות החיים. אם קיימת גמישות באיוש המשרה – צפוי שתצבור היקף גדול יותר של קו"ח רלוונטיים.
חשוב להדריך את הגורמים הרלוונטיים במחלקת משאבי האנוש, כך שיתעדפו את קורות החיים על פי הפרמטרים שהוגדרו מראש. בנוסף, חשוב לתת דגשים בנוגע לקריטריונים החשובים ביותר בקורות החיים ולנקודות שבהן ניתן להתגמש.
מומלץ להפנות את תשומת הלב למילות מפתח מרכזיות הנוגעות לכישורים וניסיון מקצועי.
בנוסף, יש להנחות את הגורם שאחראי על המיון, לשמור על ראש פתוח ולהיות נאמן לתחושות הבטן. שווה לסמן מעט קורות חיים שאינם עונים בהכרח על כל דרישות התפקיד, במידה שמדובר במועמד מעניין בעל רקע, השכלה או ניסיון ייחודיים.
אם המועמד צירף מכתבי המלצה או מכתב מקדים, שווה להתעמק בהם. מהשפה ומהתכנים ניתן ללמוד הרבה על אישיותו, על מקצועיותו ועל יכולת ההבחנה בין עיקר לטפל. כדי לייעל את התהליך שווה להפריד בין הערמות השונות של קורות החיים המסוננים, בסדר יורד, על פי מידת ההתאמה של המועמדים לקריטריונים שהוגדרו.
שלב רביעי: ראיונות טלפוניים
לפני הזימון לראיון חשוב מאוד לבצע ראיון טלפוני מקדים – אחרת במקום לבצע את תפקידכם תמצא את עצמכם טובעים בים בראיונות לא רלוונטיים.
מטרות הריאיון הטלפוני:
- לאשש ולברר קצת יותר לעומק פרטים לגבי הרזומה של המועמד.
- להתרשם מיכולת הביטוי של המועמד .
- לחזור על פרטי המשרה ולוודא שאכן היא תואמת את ציפיות המועמד.
- אפשרות לבחון את נושא ציפיות השכר – לא כולם מבררים את הנושא בטלפון, אך יש המעדיפים לעשות זאת, על מנת שלא לבזבז את זמנו של המועמד או של המנהל המגייס. לא חייבים לנקוב בסכום המדויק, אך בהחלט ניתן לברר מה רף הציפיות ולבחון התאמה לרמת התקציב שהוגדרה.
שלב חמישי: ראיון פרונטלי
אז עברנו את דרך החתחתים ומצאנו מועמדים שנראים בשלב זה רלוונטיים להמשך התהליך.
זהו בהחלט השלב המאתגר והחשוב ביותר.
הראיון הפרונטלי מורכב משני שלבים :
הפן האישיותי – בוחן את מידת ההתאמה של המועמד לחברה, לממונה, לקולגות ולערכי החברה.
הפן המקצועי – בוחן את רמת הידע המקצועי שמביא המועמד ובוחן במקביל גם את רמת הכימיה בין המנהל המיועד לעובד המיועד.
שלב שישי ואחרון: בדיקת ממליצים
יש מגייסים הבוחרים לוותר על השלב הזה, אך כדאי מאוד לא לפסוח עליו. באמצעות בדיקת ממליצים נכונה אפשר לשפוך אור על הרבה מאוד פרטים לגבי המועמד.
העובדים בחברה הם הכוח המניע קדימה לכיוון ההצלחה. אל תשאירו תהליך משמעותי כל כך בידי המזל, חשוב לעשות זאת נכון ובאופן מקצועי .
איך למצוא עבודה – שירות התעסוקה מדריך
להעסיק עובדים ולקבל 20% מהכסף – תמריץ של רשות ההשקעות לגיוס עובדים