כמעט כל חברה בע"מ מנהלת ספרים בשיטה הכפולה, פשוט כי היא חייבת להגיש דוחות כספיים מבוקרים בסוף השנה.
אבל יש כאן שאלה שאף חוק לא עונה עליה: לנהל את זה בבית עם עובד שלכם, או להוציא את העבודה החוצה?
יותר ויותר חברות בישראל בוחרות במיקור חוץ.
לפני שאתם מצטרפים אליהן, שווה להבין מה זה אומר בפועל, כי ההחלטה נוגעת ישר לכסף, לעמידה בזמנים ולשקט שלכם בסוף החודש.

יתרונות הנהלת חשבונות במיקור חוץ

חוסכים כסף אמיתי.
עובד בבית עולה הרבה יותר מהשכר שרשום בתלוש שלו.
ישנם תנאים סוציאליים, פינה במשרד, תוכנות וזמן הכשרה.
במיקור חוץ אתם משלמים על העבודה עצמה, ובדרך כלל זה יוצא כלכלי יותר.

מקצועיות שמתעדכנת כל הזמן.
משרד שמלווה עשרות עסקים מכיר את השינויים ברגולציה, את הדיווחים למע"מ, את הניכויים ואת המקדמות.
קשה מאוד לצפות מעובד in-house להישאר מעודכן ברמה כזאת.

גמישות לפי הצורך.
העסק גדל? נפח העבודה גדל יחד איתו.
נכנסתם לתקופה שקטה? מורידים הילוך.
אתם לא צריכים לגייס, להכשיר או לפטר אף אחד, פשוט מתאימים את היקף השירות.

פחות כאב ראש, יותר ראש לעסק.
במקום לטבוע בניירת ובמועדי הגשה, אתם משחררים את הראש לדברים שבאמת מזיזים את העסק קדימה.

תמיד יש מי שמחזיק את התיק.
עובד אחד יכול לחלות, לצאת לחופשה או להתפטר, ופתאום אתם תקועים.
חברה חיצונית שאתם עובדים איתה לא תעלם לכם.

צילום: קאנבה

החסרונות

פחות שליטה יומיומית.
המסמכים כבר לא יושבים אצלכם במגירה.
זה דורש קצת סדר: לסכם מראש איך ומתי מעבירים חומר, ולא לתת לזה להצטבר.

אתם תלויים במישהו אחר.
המשרד משרת עוד לקוחות חוץ מכם.
משרד טוב מסדר את זה עם איש קשר קבוע וזמני תגובה ברורים, אבל שווה לוודא את זה עוד לפני שמתחילים.

לא כל משרד יתאים לכם.
ההבדל בין משרד למשרד עצום.
אחד מבין לעומק את הענף שלכם, אחר פחות.
את זה כדאי לבדוק לפני שחותמים.

מתי מיקור חוץ משתלם לחברה בע"מ?

הכי מתאים לחברות קטנות ובינוניות שאין להן נפח עבודה גבוה מספיק כדי להצדיק משרה מלאה, ולעסקים שרוצים לגדול מהר בלי להוסיף אופרציות פנימיות.
סטארטאפ שמעדיף להתעסק במוצר, עסק משפחתי ששומר על עלויות נמוכות, או נותן שירותים עם עשרות חשבוניות בחודש, כולם בדרך כלל מרוויחים מהמעבר לחברת הנהל"ח חיצונית.
גם חברה שרק פתחה תיק ועוד לומדת את השטח מרוויחה מזה שיש לצידה מישהו שמבין, כבר מהיום הראשון.

מהצד השני, אם אתם ארגון גדול עם המון תנועות וצורך אמיתי בבקרה פנימית בזמן אמת, יכול להיות שצוות פנימי, או שילוב של השניים, יתאים לכם יותר.

איך לבחור חברה שמתאימה לכם

לפני שאתם חותמים, כמה שאלות פשוטות יחסכו לכם הרבה כאב ראש.
יש להם ניסיון עם עסקים כמו שלכם, באותו גודל ובאותו תחום?
כמה מהר הם חוזרים אליכם, ומי איש הקשר הקבוע?
אפשר להיכנס ולראות את מצב החשבונות בזמן אמת?

השורה התחתונה

לרוב החברות הקטנות והבינוניות, הנהלת חשבונות במיקור חוץ נותנת את החבילה הכי משתלמת: מקצועיות גבוהה, מחיר הגיוני וראש שקט.
אם אתם מתלבטים, פשוט תוודאו שהמשרד נותן הנהלת חשבונות כפולה מלאה שמתאימה לחברה בע"מ, כולל הדיווחים השוטפים, הבקרה והליווי האישי.

מאמר זה נכתב בשיתוף חברת פינקה שירותים פיננסיים, המעניקה שירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ לעסקים מכל התעשיות בישראל.